Los beneficios de la RPA pueden ser anulados por una implementación inadecuada. Proporcione a su empresa una estrategia de RPA sólida y una hoja de ruta antes de precipitarse.

El mercado de software de automatización de procesos robóticos (RPA) creció un 60% de 2018 a 2019, convirtiéndose en el segmento de software empresarial de más rápido crecimiento, según la firma de investigación Gartner. Sin embargo, los expertos dicen que demasiadas organizaciones intentan desplegar la tecnología RPA sin la preparación adecuada.

Hay cinco cosas fundamentales que las organizaciones necesitan en su lugar para tener éxito con una estrategia de RPA. A continuación, veremos los detalles de estos requisitos.

1.- Dirigir los procesos a la RPA de forma estratégica

Las organizaciones necesitan una hoja de ruta estratégica clara que articule los objetivos de sus esfuerzos de RPA, dijo Kapil Kalokhe, director senior de Saggezza, una firma global de consultoría de gestión y servicios tecnológicos. Por ejemplo, ¿es su prioridad reducir los costes, aumentar la eficiencia, reducir los riesgos o mejorar la experiencia del cliente?

Las estrategias de RPA más efectivas incluyen una guía sobre cómo identificar, evaluar y priorizar los procesos destinados a la automatización. Antes de automatizar, las organizaciones deben examinar los procesos de principio a fin. Identificar qué procesos están listos para la automatización ahora, y cuáles necesitan ser actualizados primero. Este ejercicio también debería identificar las tareas que se realizan de forma diferente de un trabajador a otro y que, por tanto, deben estandarizarse antes de que llegue la automatización.

“Por mucho que llamemos a esto una herramienta de automatización, en realidad se trata de la productividad y la mejora de los procesos”, dijo Mark Snyder, gerente senior en la práctica de Excelencia de Operaciones de West Monroe Partners.

2.- Construir una asociación entre la empresa y las TI

El personal de la empresa debe participar estrechamente en la identificación de los procesos empresariales que se beneficiarán de la RPA. El departamento de TI sabe cómo utilizar la RPA, pero no dónde se necesita.

“Los líderes del negocio dentro de sus departamentos están más cerca [que el departamento de TI] de los desafíos reales del negocio”, dijo Snyder. “Están mejor posicionados para identificar lo que en sus funciones diarias son decisiones basadas en la lógica y tareas manuales repetitivas que son mejores para RPA”.

Las herramientas de RPA suelen ser lo suficientemente fáciles de usar para que los no tecnólogos construyan bots. Eso no excluye al departamento de TI de la estrategia de RPA. Muchas implantaciones necesitan la configuración de la integración, o el acceso a los sistemas, lo que requiere el trabajo técnico de los especialistas en TI.

La parte empresarial necesita una asociación con TI para construir bots RPA que puedan escalar. Los equipos de tecnología también deben proporcionar formación y apoyo a los trabajadores de la empresa para que utilicen herramientas de RPA de código bajo y desplieguen los bots por su cuenta en la medida de lo posible.

“Todavía no he visto desarrolladores de bots ciudadanos que puedan sacar suficiente tiempo de sus horarios habituales para descubrir las herramientas de RPA por su cuenta”, dijo Snyder.

3.- Instituir un campeón de RPA y un centro de excelencia

Si la RPA es una herramienta crucial para el éxito de la organización, la tecnología debe ser defendida por un gerente o ejecutivo de alto nivel. Esta persona evangelizará sus beneficios y creará un apoyo continuo en toda la empresa.

“No basta con automatizar algunos procesos”, afirma Kalokhe. “Se necesita un campeón que pueda trabajar en todas las funciones e impulsar el cambio cultural necesario”.

Los expertos sugieren que los adoptantes encarguen a un equipo de trabajadores la dirección de las mejores prácticas de RPA de la organización. Este tipo de equipo -a menudo denominado centro de excelencia- debería contar con la participación de trabajadores tanto del lado de la empresa como de las TI. Lo ideal es que incluya también personal de los departamentos de finanzas, cumplimiento y recursos humanos, para cubrir el impacto económico, normativo y de capital humano de la RPA.

“Para que una organización aproveche realmente los beneficios de esta tecnología, tiene que hacerse a nivel de programa con una estrategia de RPA detrás”, dijo Tony Abel, líder de la práctica de RPA en la consultora Protiviti.

4.- Gobernar la RPA

A medida que los programas de RPA se expanden, los trabajadores experimentarán profundos cambios en sus tareas diarias. Las organizaciones deben comunicar con diligencia los cambios, ayudar a los trabajadores a adaptarse y trabajar con ellos para identificar dónde la automatización es rentable y dónde no. Un programa eficaz de gestión del cambio debe abordar la forma de ajustar los requisitos del puesto de trabajo, mejorar la capacitación de los empleados y apoyar la adopción de la automatización por parte de los trabajadores, dijo Snyder. Las organizaciones deben tratar las cuestiones de personal, como la formación y el desarrollo de conocimientos, como parte de su política de gobernanza.

Una estrategia inteligente de RPA también debería abordar definitivamente las normas de desarrollo, los requisitos de seguridad, las políticas de privacidad de datos y los controles de acceso, señaló Abel.

5.- Invertir en herramientas de supervisión de RPA

Los equipos necesitan supervisar, gestionar y actualizar los bots RPA en funcionamiento. Una buena estrategia de RPA cubre la supervisión y gestión necesarias, cómo se implementa y las herramientas que proporcionan las capacidades para hacerlo.

Considere los proveedores de herramientas, como Dynatrace o Kryon, que tienen las capacidades de supervisión necesarias para mapear las relaciones entre los componentes de RPA y realizar un seguimiento continuo del rendimiento del bot.

Por último, cree un plan para abordar y mitigar los errores o problemas que surjan con la implementación del RPA.

Fuente: Techtarget